Comunicación de grupo de Whatsapp

Definición de comunicación

“Acción y efecto de comunicar o comunicarse”. (Diccionario de la Real Academia Española, para ir a enlace original pulse aquí)

Cuando no había Whatsapp – ¡Qué tiempos aquellos!

Aún recuerdo cuando no existían móviles. Los entrenadores nos decían que apuntásemos su número de teléfono fijo para informarles de cualquier incidencia. Cuando se faltaba a entrenar, se llamaba a la casa del entrenador. Podía incluso pasar que cogiera el teléfono el padre o la madre del entrenador.

Si había alguna incidencia que el entrenador tuviera que indicar alguna incidencia, había incluso cadenas de llamadas (nada que ver con los correos en cadena que son una plaga que no aportan nada salvo dudosas distracciones). Consistía en que el entrenador llamaba al primero de la cadena, le dejaba un mensaje bien claro, y luego se iban llamando los jugadores uno tras otro. En caso de no poder contactar con alguno de los jugadores, se pasaba a llamar al siguiente de la lista. Al final, se cerraba la cadena para certificar que la cadena se había cerrado. En el peor de los casos, si el mensaje no se transmitía de forma veraz, se acababa jugando una partida del teléfono escacharrado.

Afortunadamente ahora hay nuevas herramientas de comunicación que pueden ser más ágiles, aunque en este artículo veremos que no siempre es así. Que hayan mejorado los canales de comunicación no significa que la comunicación por estas nuevas vías se igual de mejorada.

Llegó el Whatsapp y la revolución de la comunicación

Sobre los años 2009 y 2010, Whatsapp aterrizó implacable en nuestras vidas para reemplazar al clásico Messenger de ordenador. La mayoría de la gente tenía Smartphones y era sólo cuestión de tiempo que se aplicase a la gestión de grupos numerosos. Sobre Agosto 2012 ya estaba todo el mundo usando Whatsapp con la función de grupos de hasta 30 miembros.

Aún así, había entrenadores (incluido servidor) que elaboraba sencillas tablas con los datos de jugadores, fecha de nacimiento, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico y nombres de padres y de madres. Un chuleta que venía bien (y que sigue viniendo bien en caso de quedarse sin batería). Probablemente empezásemos a usarlo con nuestros equipos de baloncesto allá por la temporada 2013/14.En equipos con jugadores menores de edad, lo normal es tener un grupo de en el que están presentes entrenador(a), padres y madres.

En equipos con jugadores senior lo normal es que ya sean todos independientes y se responsabilicen de su actividad (aunque en algún equipo sub21 o sub22 sigue habiendo necesidad de tener grupo con los padres y las madres).

Recomendaciones básicas

1. Diferenciar qué información debe ir al grupo (algunas informaciones pueden tratarse vía directa con la persona en cuestión y ahorrarle al grupo la molestia de consultar algo que no es relevante para los demás participantes del grupo).
   
2. Se debe dar información clara y concisa. En caso de no serlo, dará pie a que haya preguntas o puedan surgir dudas que den pie a muchos más mensajes.
   
3. Aún no se conoce a nadie que esté en un grupo por desconocimiento. Si se está en un grupo se tiene el compromiso de participar y se da por sentado que se está informado de las últimas novedades comunicadas en el grupo. Si eres jugador, muy importante que estés al tanto, es tu equipo. Si eres padre o madre, es el equipo de tu hij@ y no se puede quedar colgad@ porque no hayas sido lo suficientemente responsable cómo para enterarte de qué va el asunto.
   
4. Toda comunicación tiene horarios, especialmente en los grupos. El horario más recomendable es de 9:00h hasta las 21:00h entre diario. Los fines de semana puede ser más temprano en el caso que un partido sea a las 9:00h y que haya necesidad de informarse o de dar un información complementaria (ubicación y entrada al pabellón o alguna incidencia extraordinaria). A eso hay que añadirle que algunos encuentros se disputan lejos y puede adelantar aún más algunas comunicaciones previas al partido.
   
5. Si el entrenador informa de algo, no es necesario que todos pongan “ok” o el pulgar hacia arriba o un unicornio. Se da por hecho que el mensaje ha llegado.
   
6. Algunas veces se nota que hay varias personas conectadas porque están escribiendo a la vez. Ojo con la excesiva celeridad de respuesta. Ahora veremos los motivos:
   1. Respetar tiempos para intercambiar mensajes. Tan importante es saber escuchar en una conversación presencial como saber esperar para responder en una conversación vía telemática.
   2. Es preferible suficiente en un mensaje que poner muchos mensajes cortos (la era de los telegramas ya pasó). Esto ayudará a que las personas que vayan a leer los mensajes los vean más por “bloques”. Además, reducirá el número de mensajes sin leer para las personas que no leyeron la conversación al casi-instante.
   3. El don de saber esperar nos ofrecerá también tiempo para no responder en caliente y sin pensar.
   4. Da la oportunidad de releer y evaluar la situación si se percibe tensión en el ambiente.
   5. Da tiempo para escribir de forma clara y concisa. Además, releyendo lo que se envía se evitan erratas (y luego no habrá necesidad de echarle la culpa al auto-corrector). Siempre hay que releer antes de enviar un mensaje. Echarle la culpa al auto-corrector es una excusa muy pobre y te hace quedar como una víctima de la informática (alguna vez hay que corregir al auto-corrector al igual que alguna vez se puede corregir a alguien si la ocasión lo requiere).
      
7. Algunas veces se contempla la posibilidad de realizar un aplazamiento de partido o de entrenamiento. Por lo general se suele comentar con tiempo suficiente, pero otras veces requiere una respuesta rápida. En caso de necesitar una respuesta rápida, no siempre se puede depender de la comunicación vía whatsapp con el grupo. Si alguien tarda mucho en responder lo mejor es realizar una llamada. Si estás al tanto de la consulta, participa lo antes posible. Tener a todo un grupo de personas pendiente de tu respuesta no es justo para el colectivo.
   
8. Los sarcasmos y las ironías no son recomendables puesto que en los textos no se perciben los elementos paraverbales (tonos, pausas, etc…) que sí se podrían usar en una conversación presencial. Lo mejor es prescindir de ellos porque además de ser dudosamente perceptibles, pueden acarrear confusión y/o malos rollos.
   
9. Ahorrar discusiones innecesarias es ganar en salud propia y grupal. Al igual que en una discusión de niños, no siempre gana el que dijo la última palabra. En caso de diferencias pronunciadas, lo mejor es hablarlo en persona.
   
10. Los audios son TOTALMENTE prescindibles. Se tarda más tiempo en escuchar un audio de 26 segundos que en leer un mensaje claro (por ejemplo escribir “se me han olvidado las botellas de agua del equipo, sorry, traed las vuestras” se lee antes que escuchar una la confesión sobre no se han traído las botellas del equipos, el número de botellas compradas, capacidad de cada una de llas, marca, impresiones personales, etc…). A eso hay que añadirle que no siempre la gente puede escucharlos por estar en el trabajo o por carecer de tiempo. Por último, la capacidad de síntesis de los mensajes suele peor.
    
11. 123 mensajes sin leer del grupo. El aluvión de mensajes puede desalentar a cualquier a leer lo comentado. Hay que armarse de paciencia y leerlo. Algo que da tanto para hablar no puede ser poco importante. Si se ha llegado a este excesivo número puede ser debido a que no se haya cumplido con alguno de los puntos anteriormente citados.
    
12. Por último, compartir fotos o documentos es recomendable si cumplen con el objetivo del grupo. En caso de compartir fotos chorras o cosas que no tienen que ver, se estará spameando al grupo. A nadie le interesa tener fotos de un sitio que ni conoce o de gente que no ha visto en su vida. El principal problema, además de la falta de interés, es el estar llenando los discos duros de todos los componentes del grupo. ¿Cuántas veces has tenido que pasar una tarde a borrar fotos y vídeos de nulo interés? ¿puedes imaginártelo multiplicado por 12?

Puede convertirse en una estupenda herramienta por sus múltiples funciones

A continuación, citamos las múltiples funciones que hacen que Whatsapp sea la herramienta favorita para las comunicaciones grupales:

• Fotografías/vídeo – desde diciembre de 2009
• Grupos (hasta 10/15 miembros) – desde febrero de 2011
• Grupos (hasta 30 miembros) – desde agosto de 2012
• Difusión de mensajes – desde diciembre de 2012
• Grupos (hasta 50 miembros) – desde abril de 2013
• Mensajes de voz – desde agosto de 2013
• Ocultar hora de “últ vez” – desde febrero de 2014
• Doble Check de “leído” – desde noviembre de 2014
• Llamadas de voz – desde febrero de 2015
• WhatsApp Web – desde agosto de 2015
• Grupos (hasta 256 miembros) – desde febrero de 2016
• Encriptación de mensajes – desde marzo de 2016
• Compartir documentos (.pdf, .docx, etc.) – desde marzo de 2016
• GIFs – desde julio de 2016
• Videollamadas – desde octubre de 2016
• Estados – desde febrero de 2017
• Ubicación en tiempo real – desde octubre de 2017
• Eliminar mensaje – desde octubre de 2017
• Videollamadas grupales (hasta 4) – desde julio de 2018
• Stickers de WhatsApp – desde octubre de 2018

Consideraciones finales

Como cualquier otra herramienta, Whatsapp es una vía de comunicación que debe emplearse con responsabilidad y coherencia. Por mucha ayuda que signifique en nuestro día a día, no debe ser la base de la comunicación. El uso responsable servirá para agilizar algunas comunicaciones. El abuso lo puede volver inútil.

Cedric Arregui Guivarc'h
Entrenador Superior de Baloncesto (CES 2014)